Kursus i København

Vi er ved at arrangere en stor konference. Vi har brug for et sæt kursuslokaler og et stort konference rum til fællessessionerne. Det bliver en konference over 2 dage, og vi er meget spændte på, hvordan den vil gå. Der kommer i alt 120 deltagere. De skal deltage aktivt i nogle workshops vi har planlagt. De skal fungere som erfaringsudveksling mellem de forskellige deltagere, og de er bygget tematisk op. Vi har haft svært ved at finde moderatorer, som kan guide deltagerne igennem programmet, men det er lykkedes at finde 4 personer, der ved nok om emnerne. De må så moderere 2 workshops hver især.

De bedste kursuslokaler

Vores medhjælper har lagt sig godt i selen for at finde de rette kursuslokaler i København. Det har ikke været nemt for ham. Det er svært at finde 4 lokaler, der kan huse 30 personer, og som også har konferencelokale, som oven i købet har bokse til tolkene. Vi får brug for simultantolkning på 4 sprog. Selvom konferencens officielle sprog er engelsk, så vil vi gerne tilbyde deltagerne, at de hører i det mindste konklusionerne på deres eget sprog.
Han har formået at finde lokaler, som ligger i samme kompleks, så deltagerne ikke behøver at skulle lede efter et nyt sted, når de skal deltage i workshops. Det sikrer også, at de kan møde deres kollegaer i pauserne.
Da han søgte på kursuslokaler København, fik han en lang liste over steder, som tilbyder mødelokaler. Der er rigtig mange at vælge imellem. Men som sagt. Problemet var at samle alle konferencens aktiviteter på ét sted.

Flot og professionelt

Vi har været henne og besøge kursusstedet for at se lokalerne. De er rigtigt flotte, og folkene virker meget flinke og professionelle. De har helt sikkert stået for lignende events før. Ingen tvivl om det.
De var meget søde til at spørge ind til vores behov for forplejning, tolkning, og selvfølgelig udstyret, vi skal bruge. Vi får brug for alt, hvad de kan tilbyde os. Vi spurgte, om de har mulighed for at hjælpe os med at finde en god fotograf, som kan tage billeder under de forskellige workshops – og til fællessessionerne.

De har ikke selv en fotograf, men de samarbejder med en god én. Vi fik fotografens telefonnr.
Vi stødte kun på ét problem. De mindre lokaler, vi har brug for, har ikke facilitet til at båndoptage diskussionerne. Måske vil det være en løsning med en videooptagelse? Det kunne fotografen eventuelt hjælpe os med?
Konferencelokalet kan godt båndoptage via tolkenes bokse, så det er ikke noget problem.

Tilbage på kontoret ringer jeg fotografen op. Hun har tid de to dage, hvor konferencen afholdes. Og hun lovede at kigge på muligheden med at få sat videoer op, så vi kan få lyden fra de 8 workshops. Det er vigtigt for os, at vi kan få lyden, så vi kan citere korrekt i referaterne fra dem. Referaterne er meget vigtige for vores projekt. Hvert lands ledende figur skal godkende dem, så det tager tid. Derfor skal vi passe på med, hvad der bliver skrevet i dem. De skal bare være helt præcise.